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Módulo · Atendimento

Clientes e Contatos

A ficha de cada cliente com tudo o que é dele: processos, documentos, cobranças, histórico e o que foi conversado em cada atendimento. E, antes disso, a lista de quem procurou o escritório e ainda não é cliente.

Incluso a partir do Essencial Teste grátis de 30 dias, sem cartão Cliente arquivado não conta no limite
Ficha do cliente: a aba Notas e Observações e o botão Nova nota.
Ficha do cliente com as Notas e Observações (Escritório Exemplo).

O que ele faz

A ficha completa

Dados, notas, processos, documentos, financeiro e a linha do tempo do cliente, em abas.

Notas de atendimento

O que o cliente disse e o que ficou combinado, com quem escreveu e quando. Nota pessoal ou da equipe.

Acha pelo nome, CPF ou e-mail

Busca por nome, CPF/CNPJ ou e-mail, e a Busca Global (Ctrl + K) de qualquer tela.

Conversa na caixa do escritório

Com o WhatsApp conectado, o botão da ficha abre a conversa na caixa de entrada do NAV, não no seu celular pessoal.

Aniversariantes

Filtro dos aniversariantes do mês ou do dia, com selo na lista.

Foto do cliente

Opcional, pela câmera ou por arquivo. Peça a autorização do cliente antes: o NAV não registra esse consentimento. Só quem pode ver o cliente vê a foto.

Contatos de quem procurou

Quem chegou pelo WhatsApp, pelo link, pelo QR Code ou pelo site, com a origem e o andamento até virar cliente.

Procuração na hora

Salvar e Gerar Procuração, com o modelo do escritório na Biblioteca.

Como é na prática

Uma pessoa escreve no WhatsApp do escritório perguntando sobre um problema com o plano de saúde.

  1. 1.Ela responde às perguntas do atendimento automático e entra em Contatos, com a origem Bot WhatsApp.
  2. 2.Pelo link do formulário, marca a reunião e manda os documentos. Ao marcar, é cadastrada como cliente.
  3. 3.Na reunião, você abre a ficha dela e clica em Nova nota: anota o que ela contou e o que ficou combinado.
  4. 4.Fechou o caso: na aba Processos da ficha, Cadastrar Processo já vem com ela vinculada.
  5. 5.Gerar Documento monta a procuração com os dados da ficha.
  6. 6.Semanas depois, ela liga. Quem atender abre a ficha e lê as notas: ninguém pergunta tudo de novo.

Como começar

  1. No menu lateral, clique em Clientes e depois em Novo Cliente.
  2. Escolha Pessoa Física ou Pessoa Jurídica.
  3. Preencha o nome (único campo obrigatório) e o que tiver: CPF/CNPJ, e-mail, celular, endereço. Com o CEP, o resto se completa. O sistema avisa se o CPF já está cadastrado.
  4. Clique em Salvar, ou em Salvar e Gerar Procuração.
Vem de outro sistema? A nossa equipe traz seus clientes e processos. Veja Trazer de outro sistema.

No dia a dia

A ficha do cliente

Abas Dados, Notas e Observações, Processos (com o apelido de cada um; os arquivados por último), Documentos, Financeiro e Timeline. No alto: Gerar Documento, Imprimir Ficha, Editar, Nova nota e WhatsApp.

Ficha do cliente com a foto no círculo, as abas e o botão Nova nota.
A ficha do cliente com a foto, as abas e o botão "Nova nota" (Escritório Exemplo, dados inventados).

Notas e Observações

Cada nota pode ficar ligada a um processo do cliente. Marque Só eu para uma nota pessoal: aí só você e o administrador a veem. O alfinete fixa a nota no topo. Nota alterada mostra "editada em… por…", e o administrador vê as versões anteriores.

Aniversariantes

No filtro Aniversário, escolha Aniversariantes do mês ou de hoje. O sistema usa a Data de Nascimento do cadastro.

Lista de clientes com o filtro Aniversário e o selo do bolo.
A lista de clientes com o filtro de aniversariantes do mês e o selo do bolo (Escritório Exemplo, dados inventados).
Parabéns pelo WhatsApp: vem desligado. Se você ligar, o NAV manda os parabéns no dia, pela manhã, ao cliente ativo com celular, e sai sem passar por você. Mantenha o texto só de parabéns, sem oferta de serviço. Veja Avisos automáticos.

Arquivar

O ícone de caixa Arquivar tira o cliente da lista e ele deixa de contar no limite do plano. Os processos e o histórico continuam ligados a ele. Arquivados → Restaurar traz de volta.

Contatos

No menu Leads fica quem procurou o escritório e ainda não é cliente. Cada contato mostra de onde veio (Bot WhatsApp, link, QR Code, site ou cadastro do escritório) e em que etapa está, em lista ou em quadro.

  • O atendimento automático do WhatsApp registra o contato no fim das perguntas.
  • Gerar Link e QR Code levam ao mesmo formulário do WhatsApp: a pessoa conta o caso, marca a reunião com os horários da Agenda e manda documentos. O QR Code vai no cartão de visita e na assinatura. Panfleto distribuído a esmo é vedado (Provimento 205/2021, art. 3º, V).
  • Quando a pessoa vira cliente, o contato fica marcado como Convertido em cliente.
Contatos (Leads) em quadro por etapa, com os botões Gerar Link e QR Code.
Contatos em quadro por etapa, com Gerar Link e QR Code no alto (Escritório Exemplo, dados inventados).

O que ele não faz

  • Não apaga cliente com histórico. Excluir de vez só vale para cliente sem processo, lançamento financeiro, documento ou contrato. Os outros você arquiva.
  • Não manda mensagem em massa pelo WhatsApp. Cada aviso vai para um cliente de cada vez.
  • Não busca contato fora do escritório. Em Contatos só entra quem procurou o escritório ou quem você cadastra.
  • Não registra a autorização do cliente para a foto. Ela é sua (LGPD).

Perguntas frequentes

Quantos clientes cabem no plano?
Clientes: 300 no Essencial, 800 no Profissional e 2.500 no Escritório. Cliente arquivado não conta. Os planos só de peticionamento (Base, Convênio OAB-BA e Peticionar Nacional) não incluem o cadastro de clientes.
A equipe vê as minhas notas?
Vê, a não ser que você marque Só eu. Nota pessoal fica só com você e o administrador.
Quem procurou o escritório já conta como cliente?
Fica em Contatos. Se marcar reunião pelo link, entra no cadastro de Clientes e passa a receber os avisos que você ligou e, se o escritório usa a Comunicação (a partir do Profissional), os comunicados por e-mail.
O cliente recebe alguma mensagem automática?
Só os avisos que você ligar no WhatsApp: movimentação, prazo, audiência, reunião, aniversário e a pesquisa de satisfação quando o processo é concluído. Cada um você liga e edita na aba Notificações, e eles saem sem passar por você.

Ponha seus clientes aqui

Teste grátis de 30 dias, sem cartão. Vem de outro sistema? Fale com o suporte no WhatsApp (62) 98241-3798.

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